מרכזיות טלפון לעסקים מהוות כלי עבודה חשוב וקריטי להצלחת הארגון. ככל שהטכנולוגיה מתקדמת אנו רואים סוגי מרכזיות טלפון חדשות לעסקים אשר משפרות משמעותית את ניהול התקשורת הפנים והחוץ ארגונית, מייעלות את העבודה וגם חוסכות משאבים יקרים. מרכזיית טלפון חדשנית ומתקדמת פותחת בפני העסק קשת רחבה של אפשרויות ויכולות מתקדמות, היא משפרת את ההתקשרות מול לקוחות וספקים, וכן מסייעת לעסק להשיג יתרון חשוב מול המתחרים. יש בשוק מספר סוגי מרכזיות טלפון לעסקים כאשר הדור החדש של המרכזיות הן מרכזיות IP שמציעות את הפתרון המתקדם והיעיל ביותר לעסקים.
התאמה לצרכי העסק
כדי לבחור מרכזיית טלפון לעסק יש להגדיר מהם צרכי הארגון וכן יש להכיר את מאפייניו הייחודיים. חשוב לבחון לעומק את צרכי הארגון כמו למשל ניתוח מספר השלוחות הנדרש לשיחות פנים וחוץ. יש לבדוק מהם שירותי התקשורת להם נזקק העסק, ומהן הפונקציות שמרכזיית הטלפון מיועדת לספק לעסק.
לא כל עסק זקוק לאותו סוג של מרכזיית טלפון. יש ארגונים שזקוקים לפתרון בסיסי יחסית לניהול שיחות נכנסות ויוצאות, ויש כאלה שצריכים מערכת שיודעת לתמוך בעבודה ממספר מיקומים, בניהול שלוחות, בניתוב שיחות ובחיבור למערכות נוספות בארגון. לכן, כשבוחנים סוגי מרכזיות טלפון לעסקים, חשוב להבין לא רק כמה משתמשים יש היום, אלא גם איך העסק עובד בפועל ומה הוא צפוי לדרוש מהמערכת בהמשך.
בנוסף, כדאי להביא בחשבון גם את אופי הצמיחה של הארגון. מערכת שמתאימה לעסק קטן או לצוות מצומצם לא תמיד תתאים בהמשך לפעילות רחבה יותר, לעבודה היברידית או לניהול תקשורת מול לקוחות, ספקים ונציגים בשטח. בחירה נכונה של מרכזיית טלפון צריכה לתת מענה לא רק לצורך המיידי, אלא גם לאפשר לארגון להמשיך לעבוד בצורה מסודרת וגמישה ככל שהפעילות מתרחבת.
עוד שיקול חשוב בבחירת מרכזיית טלפון הוא הדרך שבה העסק נותן שירות. כאשר יש עומסים בשעות מסוימות, כאשר יש צורך להעביר שיחות בין עובדים, או כאשר חשוב לשמור על זמינות גם מחוץ לעמדת העבודה הקבועה, המערכת צריכה לאפשר זרימה נוחה יותר של השיחות. לכן נכון לבחון מראש אם המרכזייה תומכת בניתוב שיחות, בחיבור טלפונים ניידים כשלוחות, בהקלטת שיחות ובאפשרויות ניהול שיסייעו לצוות לעבוד בצורה עקבית יותר.
בנוסף, חשוב לשים לב שגם לאחר שלב ההקמה, מערכת הטלפוניה צריכה לאפשר לארגון להתנהל בלי תלות גבוהה מדי בשינויים תשתיתיים. ככל שהמערכת גמישה יותר בהוספת שלוחות, בחיבור משתמשים חדשים ובהתאמה לשינויים בתהליכי העבודה, כך קל יותר להמשיך לעבוד בצורה רציפה ולשמור על תקשורת מסודרת לאורך זמן.
במרכזיות חדשות יש פתרונות מתקדמים כמו לדוגמה מענה קולי ממוחשב, ניתוב שיחות אוטומטי בזמן לחץ לשלוחות פנויות, ניתוב שיחות למכשירים סלולאריים, אפשרות לשיחות בינלאומיות על גבי האינטרנט בכדי להוזיל את עלויות התקשורת, הקלטת שיחות לצרכי מעקב ופיקוח ועוד.
טכנולוגיה של המרכזייה
עבר נאלצו העסקים להסתפק במרכזיות אנלוגיות מגושמות יחסית ומסובכות להפעלה. עם השנים הטכנולוגיה התקדמה ובתחום מרכזיות הטלפון לעסקים צצו מרכזיות דיגיטליות מתקדמות יותר. כיום השוק נכבש על ידי מרכזיות IP ומרכזיות בטכנולוגיית ענן שמציעות יתרונות עצומים בהשוואה למרכזיות מהדור הקודם. לכן, לפני שממהרים לרכוש מרכזיות טלפון לעסקים חשוב להכיר את הטכנולוגיות השונות ולקבל החלטה נכונה ואחראית.
ההבדל בין סוגי המרכזיות אינו נוגע רק לטכנולוגיה שעליה המערכת מבוססת, אלא גם לדרך שבה העסק מתנהל איתה ביום יום. מרכזייה אנלוגית יכולה להתאים לצרכים פשוטים יחסית, אך היא מוגבלת יותר כשצריך להתרחב, להוסיף יכולות חדשות או לנהל תקשורת גמישה יותר. מרכזייה דיגיטלית כבר מציעה מענה מתקדם יותר, אך גם היא פחות מתאימה למצבים שבהם צריך חיבור למערכות נוספות או עבודה ממספר מיקומים.
לעומת זאת, מרכזיות IP ומרכזיות בענן פותחות אפשרויות רחבות יותר. הן יכולות לתמוך בניהול שלוחות, בניתוב שיחות חכם, בעבודה עם סופטפון במחשב, באפליקציה סלולרית, בהקלטת שיחות, בדוחות ובקרה, וגם בחיבור למערכות CRM ו-ERP. עבור עסקים וארגונים רבים, אלה כבר לא תוספות נחמדות אלא חלק מהדרך שבה העבודה מתבצעת בפועל.
לכן, כשבוחנים סוגי מרכזיות טלפון לעסקים, לא מספיק לשאול איזו טכנולוגיה חדשה יותר. צריך לשאול איזו מערכת תאפשר לעסק לעבוד בצורה נוחה, מסודרת וגמישה יותר גם היום וגם בהמשך.
כדאי לדעת כי מרכזיות אנלוגיות נחשבות לפשוטות ולזולות ביותר אך יש להכין תשתית מתאימה כדי להתקין את המרכזייה בעסק. מרכזייה דיגיטלית ניתן להתקין על תשתית הטלפוניה בעסק תוך שימוש במשאבי החומרה ורשת המחשבים המותקנת בעסק. עם זאת, למרכזיות דיגיטליות יש מגבלות כמו מגבלה במספר השלוחות ומגבלות טכניות ותפעוליות שונות. כדי לשדרג את המרכזייה נדרש העסק לעמוד בפני הוצאה גדולה ומכבידה.
מרכזיות IP נחשבות לפתרון המתקדם, האיכותי והחדשני ביותר. מרכזיות IP מאפשרות לנתב שיחות ביעילות בין ישראל למדינות רבות בחו"ל ולכן הן מהוות את הפתרון המושלם לארגונים בינלאומיים ולעסקים עם שלוחות בחו"ל ולעסקים המרבים להתקשר לספקים או ללקוחות בחו"ל. כמו כן, ניתן לחבר טלפונים סלולאריים כשלוחות למרכזייה, וכך העסק חוסך משמעותית בעלויות הטלפוניה שלו, ומייעל את העבודה מול סוכנים ונציגי שירות הנמצאים בשטח או בתנועה מחוץ לעסק. יש לציין כי מרכזיות IP מייעלות משמעותית את העבודה בארגון והן תורמות לחיסכון ניכר בהוצאות התקשורת.
לכן, בחירה נכונה בין סוגי מרכזיות טלפון לעסקים צריכה להתבסס על צורכי הארגון, על אופי העבודה, על מספר המשתמשים, על הצורך בגמישות ועל היכולת של המערכת להשתלב בתהליכים הקיימים. כאשר בוחרים מרכזיית טלפון שמתאימה באמת לעסק, היא אינה נשארת רק מערכת לקבלת והוצאת שיחות, אלא הופכת לחלק משמעותי מהשירות, מהעבודה השוטפת ומהתקשורת הארגונית כולה.
