כל עסק ריווחי בנוי על מערכת קשרים ענפה. קשרים אלה יכולים להיות בין נותני השירות והלקוחות, קשר עם ספקים, תקשורת שוטפת עם קולגות ושותפים אסטרטגיים, וכמובן תקשורת בין העובדים. בעולם שבו לא בהכרח כולם נמצאים באותו המשרד, נדרשת מערכת חכמה שמסוגלת להתמודד עם כמות גבוהה של שיחות, ולנתב אותן ביעילות. בעבר, מערכת זו הייתה מרכזייה אנאלוגית, אך בעידן הדיגיטלי יש יתרון גדול במעבר לשירותים מקוונים מבוססי IP.
מרכזיות IP - מהן?
אם תהיתם מהי מרכזיית IP, מדובר במערכת תקשורת שבה כל קו מיוצג על ידי כתובת IP. רצף של מספרים שבאמצעותו מערכות תקשורת דיגיטליות מתקשרות זו עם זו. ממש כמו המחשב או הטלפון שלכם כאשר הוא מחובר לרשת האינטרנט.
במקום שיהיה כבל המחבר את הטלפון למרכזייה, נעשה שימוש בשרת ממוחשב שיכול להיות ממוקם בעסק או בשרת חיצוני. אם מדובר בחיבור לרשת חיצונית, הכינוי של המערכת הוא מרכזיית IP בענן. הענן מייצג את רשת האינטרנט הגלובלית.
היתרונות של מרכזיות אלה
הסיבה לכך שחברות רבות עוברות לשירותים של מרכזיה וירטואלית הן רבות. חלק מהעסקים פועלים במספר סניפים במקביל עם עובדים שחלקם מועסקים מהבית.
כאשר עובדים אלה מדברים ביניהם או עם לקוחותיהם, הם משתמשים בשלוחות וירטואליות שהוגדרו מראש. קל מאוד להגדיר שלוחות של מרכזיות בענן באמצעות פורטל אינטרנטי מיוחד, אליו נכנסים מהטלפון או מהמחשב.
מלבד השלוחות, המרכזייה הזו יכולה גם להקליט את השיחות, להעביר לתא קולי וירטואלי, לחבר מספר שיחות לשיחת ועידה, ועוד.
חברות שמחפשות מרכזיה לעסק שמחברת קווים סלולריים עם קווים נייחים, תעדיף לעשות זאת באמצעות שימוש בשירות מקוון, במקום להגדיר זאת במרכזייה אנאלוגית. השלוחות יהיו קבועות - והעובדים יכולים להיות בכל מקום על גבי הגלובוס. כן, גם מעבר לים.
מחירן של מרכזיות אלה
בעבר, רק חברות גדולות ומבוססות יכלו לשלם על שירות של מרכזיה בענן. הוא הצריך התקנה מורכבת של שרתים ורשת פנימית וחיצונית עם נתבים. כיום, אפשר לשלם פשוט על השירות עצמו, כאשר כל הטכנולוגיה מותקנת למעשה על חוות שרתים חיצונית.
לכן, קל להגדיר את המרכזיה באותה צורה שבונים משתמש בפורטל מקוון.
שמירה של השיחות המוקלטות
חברות רבות מעוניינות להשתמש בשיחות המוקלטות בעתיד. למשל, חברות ביטוח שרוצות להקליט את השיחה עם הנציג לצורך הזמנת הפוליסה.
המרכזיות הללו מסוגלות לשמור את כל השיחות בענן, ולאחר מכן יהיה ניתן לגשת אליהן בפורטל מיוחד. חברות המשתמשות בתוכנות CRM לניהול הלקוחות יכולות גם לקשר בין הכרטיס האישי של כל לקוח לשיחה עימו. כך, כל עסק יכול לגבות את עצמו בעתיד, במקרה של מחלוקת, ולהוכיח את הנאמר בשיחה ללקוח או בבית־המשפט.
מה עם אבטחת המידע?
רבים תוהים האם קווים של מרכזיות בענן מאובטחים, ואינם מהווים פרצה המאפשרת לאדם חיצוני לשמוע את השיחות הרגישות בחברה.
למרבה המזל, היות ומדובר בטכנולוגיה חדשנית מאוד, קיימים גם פרוטוקולי אבטחה מתקדמים המצפינים את השיחות. כלומר, שני הצדדים המדברים יכולים לשמוע אחד את השני בקלות, אך השיחה עצמה מועברת באופן שלא ניתן יהיה להאזין לו מבחוץ.
אך מה עם האזנות מקומיות בתוך החברה? כמובן, שבמקומות רגישים מאוד ניתן להתקין עוד תוספים המבטיחים שגם בשתי נקודות הקצה, שני המקומות שבהם נמצאים הדוברים בשיחה, לא יוכלו להאזין לשיחות.
לסיכום, מרכזיות המותקנות בענן מסוגלות לשנות מקצה לקצה את התקשורת בעסק, ולהוסיף לו יכולות שהופכות גם עסק קטן מאוד לבעל פתרון תקשורת של ארגון גדול.