מרכזיה בענן לעסקים - תקשורת עסקית חכמה

נתב שיחות דינמי IVR מאפשר להפעיל תפריט קולי מתקדם לשיחות הנכנסות לארגון, ולנתב את המתקשרים לנציג או למחלקה הרצויה לפי בחירה בהקשה.

באמצעות תצוגה בזמן אמת לשיחות ומידע על עומסים, ניתן לווסת את העומס ולהוסיף נציגים לקבוצות צלצול בשליטה עצמית ובהתאמה לכישורי הנציג.

המתקשר יכול לבחור להמתין למענה אנושי ולקבל עדכון על מיקומו בתור, לבקש שיחה חוזרת לפי תורו, או לעבור להמשך התקשרות ב WhatsApp.

הגדרת תרחישים משתנים לפי שעות עומס וביצוע התאמות בזמן אמת מאפשרים זמינות גבוהה יותר, ומסייעים למתקשר להגיע במהירות לנציג המתאים בארגון.

כעת שלוחת הטלפון המשרדי שלכם נמצאת גם בסלולארי, באמצעות האפליקציה הבינלאומית של חברת 3CX מבוססת Android ו iOS, שתשאיר אתכם מחוברים לעסק גם מחוץ למשרד ובכל מקום בעולם.

זה לא משנה אם העובדים נמצאים בישראל או ברחבי העולם. המרכזיה בענן לעסקים שלנו מאפשרת לעובדים בארגון להיות חלק ממערך הטלפוניה, לקבל שיחות, להקליט שיחות, לחייג ולהעביר שיחות, בדיוק כאילו היו נוכחים במשרד.

שירות הקלטת שיחות מאפשר הקלטה ואחסון של שיחות נכנסות ויוצאות לפי הגדרות הארגון, כולל ממשק ניהול נוח לאיתור שיחות מוקלטות.

הקלטת שיחות כלל ארגונית מאפשרת לתחקר אירועים, להדריך צוותי מכירות ושירות באמצעות דוגמאות אמיתיות מהשטח ולשפר תהליכי שירות ומכירה בפועל.

בנוסף, הקלטות השיחות יכולות לשמש כאסמכתא עסקית במקרים הנדרשים לכך, ולסייע ביישוב מחלוקות מול לקוחות באופן מבוקר ומסודר.

שירות תא קולי למייל מאפשר למתקשרים להשאיר הודעה קולית כאשר אין מענה בארגון, או בזמני אי פעילות כגון לילות, סופי שבוע וחגים.

ההודעה הקולית נשלחת ישירות לדואר האלקטרוני של הארגון, בצירוף פרטי המתקשר, תאריך ושעת השיחה וקובץ שמע. כך ניתן להאזין להודעות בנוחות, לאתר פניות במהירות ולנהל מעקב יעיל אחר פניות שלא נענו.

בנוסף, ניתן להאזין להודעות הקוליות גם דרך אפליקציית המרכזיה במחשב ובטלפון הנייד, כחלק מניהול תקשורת עסקית רציפה ומאורגנת.

שירות שיחה חוזרת Call Back מאפשר למתקשר לבחור שלא להמתין על הקו, תוך שמירה על מקומו בתור, וכך לשפר את חוויית השירות ולצמצם זמן המתנה.

כאשר המתקשר בוחר בשיחה חוזרת, הוא יכול לנתק את השיחה. מערכת הטלפוניה בענן שומרת את תורו, וכאשר מגיע תורו היא מחייגת לנציג הארגון ולמתקשר ומחברת ביניהם באופן אוטומטי.

פעולות חוזרות כמו חיוג ידני והקלדת מספרים לאורך היום עלולות לעכב את זרימת העבודה. תוסף לגוגל כרום מאפשר לעובדים לבצע חיוג אוטומטי ישירות מתוך הדפדפן.

במקום להקליד מספרים, לוחצים על מספר הטלפון שמופיע בדפדפן והחייגן נפתח ומחייג באופן אוטומטי. פתרון זה מקצר זמן הקלדה, מפחית טעויות חיוג ומשתלב גם בעבודה מול מערכות כגון CRM ו ERP.

שירות תצוגה ובקרה בזמן אמת מאפשר לצפות במצב השיחות בכל רגע ומכל מקום, ולבצע בקרה ושינויים בתהליכי הטלפוניה בהתאם לצורך, ללא תלות במיקום.

באמצעות התצוגה ניתן לאמוד את העומס הטלפוני של הצוות במבט חטוף, ולנתב שיחות למענה בהתאם לזמינות נציגים ולשינויים במהלך היום.

שירותי מספור סלולאריים מאפשרים להציג מספר טלפון סלולארי בשיחות יוצאות, במקום מספר קווי, ובכך להגדיל את הסיכוי למענה מצד הלקוח.

שיחות מרובות ללקוחות חדשים עלולים להיתקל במחסומים של חוסר מענה טלפוני, אפילו אם הלקוח ביקש ליצור אתו קשר טלפוני במדיות אחרות.

לקוחות נוטים לענות בשיעורים גבוהים יותר לשיחות שמוצג בהן מספר סלולארי, במיוחד בפניות ראשוניות ובשיחות יזומות, דבר שתורם לשיפור השירות ולהגברת האפקטיביות של פעילות המכירות.

אינטגרציה בין מערכת הטלפוניה בענן למערכות CRM מאפשרת חיבור ישיר בין עולם השיחות לבין מאגרי המידע של הארגון, ליצירת זרימת עבודה רציפה וחוויית שירות מדויקת יותר.

בעת שיחה נכנסת, פרטי הלקוח מוקפצים באופן אוטומטי ממערכת ה CRM למסך הנציג, ללא צורך בזיהוי ידני או חיפוש במערכת, וכך מתאפשר מענה מהיר, אישי ויעיל יותר.

החיבור בין מערכת הטלפוניה למערכות CRM ו ERP חוסך זמן, מפחית טעויות תפעוליות, ומשפר את האפקטיביות של צוותי שירות ומכירות כחלק מניהול תקשורת עסקית חכמה.

מעגל המתנה הוא פתרון לניהול עומסי שיחות בזמן אמת, המאפשר לחלק עומסים ולשפר את חוויית הלקוח בזמן שהשיחות ממתינות למענה.

באמצעות מעגל המתנה ניתן לשלב שירותים מתקדמים כגון השמעת ג’ינגל ומסרים, עדכון מיקום בתור, אפשרות לשיחה חוזרת להפחתת זמן המתנה, והפנייה לערוצים דיגיטליים להמשך התקשרות לפי הצורך.

שילוב האפשרויות הללו מספק ניהול ארגוני יעיל של שיחות נכנסות, מקצר זמני המתנה ומפחית עומסים על הצוות, במיוחד בשעות פעילות עמוסות.

רישום שיחות ארגוני הוא כלי בקרה המאפשר לנציגים ולצוותים לצפות בהיסטוריית השיחות בארגון, כולל שיחות נכנסות, יוצאות, שלא נענו ושיחות שננטשו.

באמצעות רישום השיחות ניתן לבצע חזרה מבוקרת ללקוחות שלא קיבלו מענה, ולסמן בתוך האפליקציה שבוצעה שיחה חוזרת, כך שכלל הצוות פועל בתיאום ובשקיפות.

היכולת הזו מסייעת לצמצם הזדמנויות שהוחמצו, לשפר את חוויית הלקוח ולנהל את מערך השיחות בצורה מסודרת ופשוטה.

דוחות היסטוריים מספקים למנהלים תובנות על הפעילות הטלפונית בארגון, ומאפשרים לשפר יעילות, שירות ומכירות על בסיס מידע מצטבר.

המערכת מאפשרת להפיק דוחות היסטוריים מתוזמנים שנשלחים אוטומטית לדוא"ל במועדים קבועים. הדוחות כוללים תובנות על שעות עומס והקצאת משאבים, כמות שיחות וזמני שיחה, שיחות ננטשות וחזרה ללקוחות, וכן מדידה של שיחות נכנסות לפי פעילות שיווקית.

באמצעות הצגה ויזואלית וכמותית של הנתונים, ניתן לזהות מגמות, לבצע התאמות ארגוניות ולשפר תהליכים בהתאם לצרכים המשתנים של הארגון.

שלוחה מקבילה מאפשרת לעובד לקבל שיחות לאותה שלוחה במקביל במספר ממשקים, טלפון IP במשרד, אפליקציה במחשב ואפליקציה בטלפון הנייד, כך שנשמרת זמינות מכל מקום.

המערכת מגדירה את כל הממשקים של העובד כשלוחה אחת, ולכן השיחה מצלצלת בכל הערוצים בו זמנית, ללא תלות במיקום שבו נמצא העובד באותו רגע.

כך אין צורך לבחור מראש אם להעביר שיחה לנייד או לטלפון משרדי. השיחה מצלצלת בטלפון, במחשב ובסלולארי, ומאפשרת עבודה רציפה, זמינות גבוהה וניצול הזדמנויות בצורה פשוטה ויעילה.

מתאם סלולארי מאפשר לחבר את הקו הסלולארי הארגוני למרכזיה בענן, כך שהמענה והחיוג יתבצעו כחלק ממערך הטלפוניה של הארגון.

באמצעות סים כפול ניתן להזמין סים נוסף מהספק הסלולארי, לשלב אותו במערכת, ולהשתמש בקו הסלולארי גם דרך המרכזיה, בהתאם לצרכי הארגון.